Tài liệu và làm tài liệu

Tài liệu và làm tài liệuSeries bài viết của anh Ngô Trung Việt về vấn đề “Tài liệu và làm tài liệu”

Vấn đề tài liệu

Tài liệu và làm tài liệu là phần thiết yếu và không thể thiếu được cho bất kì tổ chức nào đi theo hướng áp dụng CMM. Cần có quan niệm đúng đắn về tài liệu trong cách làm việc mới để thay thế cho những quan niệm làm việc đã thành thói quen.

Ðược giao việc, chúng ta bắt tay ngay vào làm theo như cách mình hình dung trong đầu, làm đến đâu biết đến đấy. Chúng ta cũng không có thói quen viết ra báo cáo về công việc của mình đã làm được. Chỉ khi phát sinh vấn đề thì chúng ta phải viết bản kiểm điểm để thành thực nhận lỗi lầm về phần con người trong khi phần công việc lại không được đi sâu. Chúng ta từ xưa tới nay chưa có thói quen làm tài liệu đúng đắn và hữu ích. Các trường học không dạy về việc viết kế hoạch trước khi làm và viết báo cáo khi thực hiện, kiểu làm việc theo kĩ nghệ. Chúng ta chỉ được học cách viết bài báo khoa học khi làm luận án tốt nghiệp. Tác phong làm việc công nghiệp chưa được hình thành và rèn luyện với đa số mọi người. Trong khi ai cũng phải học cách viết bài khoa học, thì thực tế chỉ rất ít người mới là người nghiên cứu và cần kĩ năng này.

Tổ chức truyền thống hoạt động theo nguyên tắc chen lẫn hành chính và chuyên môn, mỗi người một việc, báo cáo kết quả với lãnh đạo khi được hỏi hay khi xong việc. Không có nguyên tắc và kỉ luật nào của tổ chức buộc nhân viên phải thường xuyên viết ra báo cáo về những điều mình nhận thấy hay những điều mình đã làm được, trong ngày hay trong tuần. Kết quả lãnh đạo không biết diễn biến thường ngày trong công việc của nhân viên, do đó hàng tuần phải có cuộc họp giao ban để cấp dưới báo cáo tình hình cho cấp trên quyết định. Giao ban hàng tuần thực chất là cách làm việc quá cũ để lãnh đạo được cập nhật, không còn thích ứng trong hoàn cảnh tiến bộ CNTT nữa. Tất cả các cơ quan nào còn giữ chế độ giao ban tuần tức là người lãnh đạo còn chưa sử dụng máy tính thường xuyên trong hoạt động quản lí, và do đó sẽ không quản lí được kịp thời.

Thực ra, chúng ta không phải là không có tác phong làm việc theo tài liệu, chỉ có điều chưa áp dụng ðược đúng mức vào sản xuất, kinh doanh. Quan sát hệ thống hồ sơ tài liệu của đảng sẽ thấy có đầy đủ các tài liệu. Một người được kết nạp đảng phải làm hồ sơ tài liệu về lịch sử ba đời nhà mình, lịch sử bản thân mình. Những tài liệu đó được những người giới thiệu đem đi thẩm tra tại từng địa phương và đều có dấu ấn, vãn bản phúc đáp của mọi nơi liên quan. Qui tắc làm việc này được mọi tổ chức đảng tuân thủ bởi vì đảng có qui định thành qui trình phải làm như vậy.

Hệ thống hồ sơ tài liệu tài chính là một ví dụ nữa cho thấy việc làm tài liệu cũng đã được thực thi ở mức độ rộng. Chính bởi vì vấn đề tài chính là vấn đề lớn của mọi tổ chức nên mọi tổ chức đều phải có kế toán trưởng, phải có nhân viên tài vụ quản lí các tài liệu phát sinh trong giao dịch kinh tế.

Nhưng trong các hoạt động sản xuất hiện thời, chẳng có các qui định theo dõi tài liệu sản xuất được tuân thủ như vậy. Một mặt bởi vì không có qui định, mặt khác chính bởi vì chúng ta chưa quan niệm hệ thống hồ sơ tài liệu sản xuất là quan trọng và cần được theo dõi đến nơi đến chốn. Trong xã hội công nghiệp, mọi việc xoay quanh hoạt động sản xuất của máy móc, con người cứ bám vào dây chuyền sản xuất là được. Ngày nay trong xã hội tri thức, không còn chuyện đó nữa, vì tác nhân chính là con người, và con người phải trao kết quả lao động trí tuệ của mình cho người khác làm tiếp. Do đó vấn đề tài liệu càng trở thành quan trọng chủ chốt.

Nếu chúng ta đặt vấn đề mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải được theo dõi nghiêm chỉnh như vấn đề tài chính, thì đương nhiên hệ thống tài liệu sản xuất sẽ phát triển. Và đó là điều sẽ được triển khai khi chúng ta đẩy mạnh ứng dụng CMM, mặc dầu CMM không phải chỉ là làm tài liệu.

Cho nên bước đầu tiên để xây dựng tác phong làm việc công nghiệp và tri thức là rèn tác phong làm tài liệu trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mọi người đều phải được yêu cầu viết tài liệu vào mọi công đoạn mình phụ trách.

Mọi công đoạn đều phải có yêu cầu soạn ra tài liệu rõ ràng chính xác. Công việc được giao coi như một yêu cầu của lãnh đạo, thể hiện bằng tài liệu yêu cầu. Người thực hiện phải có tài liệu đặc tả sản phẩm, kế hoạch thực hiện, các báo cáo cần hoàn thành trong khi thực hiện, các báo cáo kiểm đọc (walkthrough), v.v. Tất cả những điều này cần được qui định trong nguyên tắc làm việc. Tất cả các loại tài liệu cần phải được tập hợp trong bản qui định về tài liệu DP (Document Practice).

Có 2 loại tài liệu cần được theo dõi thường xuyên: tài liệu kĩ thuật và tài liệu quản lí.

Tài liệu kĩ thuật là tất cả những tài liệu về phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, thể hiện tri thức chuyên môn trong quá trình làm việc. Các tài liệu kĩ thuật này phải đi kèm với những tài liệu thu được qua các cuộc họp kiểm điểm (review) như các ý kiến đóng góp và xây dựng cho sản phẩm. Các tài liệu kĩ thuật lại có thể bao gồm 2 loại: loại có dạng thức định sẵn: tiêu bản (template), mẫu (form),v.v.. và loại không có dạng thức định sẵn: báo cáo, bản phân tích, thiết kế,…

Tài liệu quản lí là tất cả những tài liệu phát sinh trong quá trình diễn ra một dự án hay công việc, bao gồm kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ, theo dõi chất lượng, các báo cáo về qui trình, báo cáo đột xuất…

Hai loại người theo dõi và phụ trách hai hệ thống tài liệu này: người phụ trách kĩ thuật và người quản lí dự án. Bộ phận quản lí qui trình sẽ chịu trách nhiệm về những tài liệu liên quan tới tổ chức, cải tiến và đổi mới qui trình. Ðiều này phải được cấp lãnh đạo ý thức và đặt thành các chức nãng của tổ chức.

Xin nêu vài suy nghĩ về vấn đề này để chúng ta cùng trao đổi.

Đọc tài liệu, viết tài liệu, trình bày tài liệu

Ba kĩ năng người làm thiết kế phần mềm cần phải rèn luyện có liên quan tới tài liệu là đọc, viết và trình bày.

Kĩ năng đọc tài liệu là khả năng đọc những sản phẩm, những tài liệu của người khác và nắm được bản chất vấn đề. Điều này gần với kĩ năng học tập cái mới, nếu chúng ta coi việc đọc mọi tài liệu đều là việc học tập cái gì đó mới, sáng tạo nào đó của đồng nghiệp và bạn bè.

Khi đọc, điều quan trọng là có thái độ đồng cảm với người viết để cảm nhận và hiểu ý định của người viết, điều người viết muốn truyền đạt. Có như vậy mình mới đi tới cốt lõi vấn đề. Nếu khi đọc mình đã có thái độ bắt bẻ và chống đối thì sẽ khó hiểu được những ẩn ý sâu bên dưới lời.

Trang Tử nói “Được ý quên lời”. Rút cục các ý chuyển trao còn quan trọng hơn lời diễn tả nó. Và nếu người ta có thể đi tới được cái vô lời, cái trống rỗng giữa các lời và dòng chữ, thì đấy mới là cái hiểu cao nhất.

Viết tài liệu lại là một vấn đề cần nhiều rèn luyện khác. Viết phải thể hiện được cái hiểu của mình thì mới truyền cảm và giúp cho người khác hiểu được. Viết hay nói mà chỉ lặp lại lời người khác thì không có tác dụng gì nhiều. Mọi ý kiến sâu sắc, suy cho cùng nó sâu sắc bởi vì nó hàm chứa một kinh nghiệm, một hiểu biết nào đó.

Viết tài liệu trong làm phần mềm cực kì cần thiết và phải dễ hiểu để người kế tục mình đọc và có thể làm tiếp theo việc mình đã làm. Một mặt đây là yêu cầu bắt buộc của qui trình, nhưng mặt khác đây cũng là thể hiện khả năng ăn nói, diễn đạt và giúp cho người khác hiểu. Phải chuẩn bị công phụ, nhiều suy nghĩ dồn lại, nhiều góc nhìn khác nhau mới giúp cho người đọc cảm thấy hấp dẫn và có ích.

Viết được ra, theo một nghĩa nào đó là mình đã vượt qua mức làm trò để sang mức làm thầy. Mọi người làm phần mềm đều phải phấn đấu để có được khả năng này, khả năng diễn giải những sáng tạo, những kết quả của mình cho người khác, qua tài liệu mình viết ra. Đòi hỏi này còn cao hơn đòi hỏi của việc nghe và đọc hiểu. Đã có một số tài liệu với dạng thức định sẵn, với những khuôn mẫu mình có thể điền vào. Nhưng với những vấn đề mới thì chưa thể hi vọng có ngay khuôn mẫu được. Mình sẽ phải tự lập ra khuôn mẫu mới.

Việc trình bày lại là một kĩ năng khác mà tất cả những ai lên làm trưởng nhóm phần mềm, làm phụ trách vài người trở lên đều phải biết làm tốt. Bởi vì đây là khả năng chia sẻ tầm nhìn, đây là khả năng thuyết phục người khác nghe và làm theo những điều mới, những tầm nhìn mình mới thấy ra. Một ý tưởng chỉ phát huy được sức mạnh của nó khi được truyền cho nhiều người khác cùng cộng hưởng và làm theo.

Trình bày một ý tưởng, một thiết kế bị giới hạn vào thời gian, bị giới hạn vào người nghe và vào nội dung trình bày. Do đó phải chọn lọc, phải nói những điều cơ bản nhất dễ hiểu nhất. Cần có minh hoạ, cần có nhiều hình thức chuyển tải thông tin cho người nghe.

Đương nhiên người viết ra tài liệu rồi chưa hẳn đã là người trình bày tốt tài liệu. Nhưng để trình bày tài liệu tốt dứt khoát phải biết viết tốt, không những thế, phải biết trích lọc ra những điều tinh tuý nhất để nói thành lời, để chiếu thành bài. Cho nên kĩ năng trình bày không chỉ là trình bày mà còn yêu cầu thêm kĩ năng biết tóm tắt vấn đề, biết nắm cái lõi vấn đề và đi thẳng vào đó, không bị lời nói bài viết làm mờ điều chủ chốt.

Vì vậy nên mới có các lớp dạy về kĩ năng mềm, kĩ năng giao tiếp, kĩ năng trình bầy bài. Và chúng ta cũng cần trau dồi những kĩ năng này.

Kĩ năng và hiểu biết cần thiết

Hiện tại chúng ta mới chỉ đề cập được tới một số kĩ năng và tri thức cần thiết cho nghề nghiệp của mình. Nhưng bao giờ cũng vậy, học tri thức và kĩ năng là cần cho công việc hiện tại, nhưng đằng sau nó còn có cái học sâu sắc hơn, đó là học làm người, học để sống với đúng nghĩa của sống.

Câu chuyện cổ về một cung thủ học bắn cung. Đoạn đầu của việc học bắn cung là tập bắn bách phát bách trúng. Nhưng khi đến đó rồi thì thầy lại bảo bây giờ vứt hết cung tên đi mà bắn vẫn trúng. Đây mới là bước phát triển thực sự của con người, khi mà góc nhìn ra bên ngoài đã nhường bước cho góc nhìn vào chính bên trong mình. Không có cung tên nữa, nhưng mà bắn vào đâu cũng trúng, hàm ý con người đã trưởng thành, vào bất kì lĩnh vực nào cũng nắm được tâm điểm của sự vật, cũng biết cần phải làm gi.

Mọi con đường bên ngoài cuối cùng đều dẫn tới con đường bên trong là hoàn thiện chính con người mình, tâm thức mình. Công việc lúc này chỉ còn là hoàn cảnh để luyện tập chính bản thân mình.

Vì vậy khi mình chú ý rèn luyện các kĩ năng và hiểu biết chuyên môn, sẽ tất yếu dẫn tới mình phải rèn luyện và biết cách hiểu thấu bản thân mình, làm chủ các ý nghĩ, tình cảm và thái độ của mình.

Chúng ta hãy cứ bắt đầu từ các tri thức và kĩ năng cần cho công việc trước đã. Đó là yêu cầu của cuộc sống hiện nay, nhưng cũng để mắt để biết tới người đang học, người đang làm việc này, để biết xem thái độ và suy nghĩ, phản ứng của người đó ra sao trước mọi thách thức của cuộc sống.

Các loại tài liệu

Có hai loại tài liệu chính: tài liệu soạn theo mẫu và tài liệu không theo mẫu. Trong phần mềm cả hai loại tài liệu này đều cần thiết nhưng kĩ nghệ phần mềm lại nghiêng nhiều về các tài liệu có khuôn mẫu, có qui định.

Tài liệu theo mẫu định sẵn thuộc về hệ thống tài liệu cần có của tổ chức hay dự án, được qui định bắt buộc mọi người trong dự án đều phải tuân thủ và soạn ra. Những tài liệu này vừa là sản phẩm của công đoạn trước, vừa là công cụ, tài liệu hướng dẫn cho công đoạn sau thực hiện. Mỗi tài liệu đều hoặc là phản ánh tình trạng hiện có của một công đoạn hoặc là một phát minh, sáng kiến mới được đưa vào khuôn khổ chung của dự án. Các tài liệu này mang tính chính thức của tổ chức sau khi đã được đưa ra kiểm điểm trong các cuộc họp kiểm điểm và mang dấu ấn của tập thể, của nhóm cùng làm ra nó, không còn là tài sản cá nhân của riêng ai. Chính vì tính chính thức nên nó lại mang tính bảo thủ của tổ chức và có sức ì lớn. Nhưng cũng chính vì tính chất chính thức đó mà nó có hiệu lực mệnh lệnh bắt buộc tuân thủ và tạo môi trường làm việc tập thể cho nhiều người. Kết quả là nó tạo ra được sản phẩm với sự đóng góp chất xám và kĩ năng của nhiều người, điều mà các tài liệu không thể thức, không mẫu không làm được.

Tài liệu không theo mẫu định sẵn mang dấu ấn và sáng tạo của các cá nhân đề xuất. Tài liệu này thông thường đưa ra ý tưởng, đưa ra những dự phóng, để cùng trao đổi và bàn bạc thêm. Các tài liệu có khuôn mẫu không thể thể hiện được điều này vì nó là loại suy nghĩ “vượt ra ngoài hộp”. Công nghệ và xã hội tiến lên được chính là nhờ những suy nghĩ theo kiểu này, không theo đường mòn cũ. Các tài liệu bàn bạc trao đổi theo những ý tưởng mới cũng là không theo mẫu định sẵn và cũng là quan trọng vì nó là sự nối dài, sự kế tiếp của ý tưởng mới để làm rõ dần những điều lúc đầu mơ hồ. Những tài liệu loại này rất quan trọng vì nó thường vạch ra những đường hướng mới thích ứng cho hoàn cảnh mới mà tổ chức sẽ phải đương đầu trong tương lai. Do đó việc ghi chép, lưu trữ các tài liệu này là phần quan trọng để làm cơ sở xây dựng các tài liệu có mẫu, chính thức về sau.

Việc phối hợp hài hoà của cả hai loại tài liệu này tạo ra sự phát triển lành mạnh của tổ chức. Tổ chức bao giờ cũng cần những suy nghĩ sáng tạo, vượt ra ngoài mọi quan niệm thông thường nhưng phản ánh được yêu cầu thực tế và đòi hỏi của tương lai. Ý tưởng mới thúc đẩy niềm hứng khởi đi vào cái chưa biết, lôi cuốn động viên những người khác tham gia vào thám hiểm. Nhưng chỉ riêng ý tưởng là chưa đủ để tạo ra được sản phẩm. Chúng cần được làm mạnh thêm, được tổ chức khuếch đại lên thông qua trao đổi tầm nhìn, chia sẻ sáng tạo và được bổ sung thêm bởi suy nghĩ của những người khác để dần dần phát triển thành những qui trình hoàn chỉnh tạo ra sản phẩm mới, dịch vụ mới. Do đó các tài liệu có mẫu sẽ được sinh ra từ tài liệu không mẫu để thể hiện cho các ý tưởng mới mẻ.

Các loại tài liệu chung cuộc đều chỉ là thể hiện của quá trình tiến hoá tư tưởng con người. Một ý tưởng sáng tạo loé sáng, tạo cảm hứng cảm nhận cho một người. Ý tưởng đó được đem ra trao đổi với những người khác, tạo hứng khởi cho họ và bên trong họ lại làm loé sáng những ý tưởng mới bồi đắp cho ý tưởng ban đầu. Ý tưởng ban đầu qua sự khuếch đại và cộng hưởng này, biến thành các tài liệu. Các tài liệu được các suy nghĩ khác bổ sung để biến thành các qui định, qui trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ mới. Đây là quá trình biến đổi và làm giàu ý nghĩ để cuối cùng trở nên được vật chất hoá, được khắc hoạ vào tổ chức, trở thành một phần gen của tổ chức điều khiển các công đoạn sản xuất khác.

Mọi ý tưởng như vậy cũng đều là vật chất, và như mọi vật chất đều có lúc sinh thành, phát triển và cuối cùng là chết. Trong quá trình phát triển của ý tưởng, các dạng thể hiện bằng vật chất của nó ngày một rõ dần và định hình dần. Ý tưởng cũng có khả năng sinh sản để tạo ra nhiều ý tưởng và phát minh khác.

Chúng ta đã quan sát thấy quá trình chuyển biến từ ý tưởng ngầm ẩn thành qui trình tường minh trong tổ chức. Các tổ chức làm được điều này đều là những tổ chức dựa trên sáng tạo, biết cách khai thác tri thức để tạo ra tri thức mới. CMM và CMMI cho phép thể chế hoá tri thức trong tổ chức thành những tài liệu theo mẫu sẵn và các qui tắc tuân thủ thực hiện. Tổ chức còn phải tạo ra môi trường và hoàn cảnh thuận lợi để thúc đẩy phát triển các ý tưởng sáng tạo, trong đó hình thức trao đổi giữa các cá nhân về những vấn đề mới chưa từng có là hết sức quan trọng. Việc giữ cân xứng giữa hai hình thức tư tưởng và tài liệu này, hai hình thức làm việc không thể thức và theo qui trình này tạo động lực và sức đẩy cho các tổ chức năng động.

Xin giới thiệu với các bạn một số dạng thức tài liệu mẫu cho dự án. Tài liệu này do anh Cao Nguyên Hiển ở Mĩ soạn và trình bày cho các lớp học ITBC.

Nói và viết

Đã bao giờ các bạn suy nghĩ về mối quan hệ giữa nói và viết chưa? Đôi khi cũng nên tự mình dừng lại để suy nghĩ về những điều như vậy, nó sẽ có ích cho chúng ta lắm.

Nói hẳn phải có từ trước khi chữ viết được phát minh ra rất lâu rồi. Nói được xem như sự khẳng định về thông tin và ý định giữa những người đang trao đổi trực tiếp với nhau. Kết quả của lời nói thường được kí ức mọi người tham dự ghi nhớ lại. Và những điều ước hẹn với nhau qua những buổi gặp gỡ trao đổi được biến thành hành động thực hiện việc gì đó.

Lời nói được xem như sự công nhận chính thức trong các hoạt động trao đổi giữa mọi người, trong tổ chức. Lời nói của người lãnh đạo được xem như lời cam kết sẽ được tiến hành thực hiện. Nhưng lời nói ra nhiều khi lại khác với lời người nghe nhận được và hiểu. Cùng ngôn từ ấy, nhưng tùy tâm tính và cách hiểu, người nghe khác nhau sẽ có cảm nhận khác nhau và do đó dẫn tới cách hiểu khác nhau. Vì vậy có một kết luận rút ra qua những buổi diễn giảng trình bầy là: người nói cứ nói, trách nhiệm về những lời đó là ở người nghe. Hiểu sai thì ráng chịu.

Như vậy là lời nói vào tâm trí người nghe, được diễn giải khác đi, nhiều khi không còn đúng với ý của người nói nữa, vậy ai chịu trách nhiệm? Người nói đương nhiên không chịu trách nhiệm về việc hiểu sai này. Rồi kí ức, trí nhớ lại có thể quên, quên những điều rất quan trọng. Mà không chỉ có quên, người ta còn tự động bổ sung vào chỗ quên đấy cách hiểu riêng của mình, những gì có lợi cho mình. Rốt cục, nếu chỉ căn cứ vào lời nói truyền từ người nọ sang người kia thì cái đúng có thể thành cái sai và cái sai thành cái đúng. Do vậy mà lời nói trở thành không đáng tin cậy.

Chữ viết ra đời giúp khắc phục một phần nhược điểm này của lời nói. Chữ viết với người cố gắng ghi trung thành lời vừa phát ra sẽ phản ánh được ý của người nói. Chữ viết mà viết lại về sau lời của người nói có thể sẽ không phản ánh trung thành nữa bởi vì tâm trí người viết đã chen vào, đã thay thế cái mình bị quên bằng ý tưởng riêng của mình. Nhưng dẫu sao, với chữ viết, người ta có bằng chứng có thể lưu giữ được lâu dài những điều đã được một số người nêu ra hay đồng ý. Và thời gian trôi đi, người ta có thể quay về điểm mốc được ghi lại này để kiểm nghiệm điều đã làm có khớp với ý định đề ra ban đầu không.

Chính vì vậy mà lời nói vẫn được coi là chính thống trong những cuộc họp giữa nhiều người hơn là chữ viết, bài viết. Những quyết định quan trong của tổ chức, dù đã được thể hiện bằng văn bản, vẫn phải đọc lên thành lời cho mọi người dự họp. Trong lịch sử chúng ta thấy có điều này với việc tuyên đọc chiếu chỉ của hoàng thượng. Ngày nay chúng ta thấy thói quen đọc các quyết định của cấp trên khi khen thưởng, khi kỉ luật, hay đọc các nghị quyết.

Sự phát triển của cách làm việc bài bản đưa tới yêu cầu mọi việc đều phải được thể hiện qua chữ viết, qua bài viết. Từ một ý tưởng, chúng ta có thể nói, trao đổi với mọi người, nhưng nó phải được chính thức hóa thành tài liệu của tổ chức dưới dạng một văn bản nào đó, đặc tả sản phẩm hay yêu cầu người dùng, hay ý tưởng, phân tích, thiết kế về vấn đề nào đó. Văn bản này sẽ được luân chuyển qua nhiều người khác để có thêm những ý kiến, những nhận định về các khía cạnh khác. Điều này chúng ta thường thấy như việc hỏi xin ý kiến của một tập thể hay xin ý kiến của các cơ quan, tổ chức khác.

Lời nói không còn có thể diễn đạt được vấn đề một cách chi li như bài viết khi đi vào các chi tiết kĩ thuật. Lời nói có thể chuyển vận được ý tưởng, làm thức dậy niềm hứng khởi trong mọi người, nhưng khi đi vào các chi tiết hơn, chữ viết và bài viết mang khả năng truyền đạt sâu sắc hơn. Do đó cần có sự phối hợp hài hòa giữa hai khả năng nói và viết này.

Trong kĩ nghệ tri thức hiện đại, người ta rất chú trọng tới việc phát triển các kĩ năng mềm, kĩ năng nói và viết như thế này. Kĩ năng nói chỉ có thể phát triển được nếu người ta có tư duy sáng tỏ, đã nghĩ sâu về vấn đề nào đó và biết diễn đạt mạch lạc các ý tưởng đó theo cách người khác có thể hiểu được. Từ tư duy mạch lạc có thể chuyển sang bài viết mạch lạc, và từ bài viết mạch lạc thì có thể có cách trình bày khúc chiết, sáng tỏ và dễ hiểu. Ngay từ đầu ý tưởng lung tung, rối rắm thì tất yếu lời nói ra chẳng ai hiểu gì cả.

Cách rèn luyện tư duy sáng tỏ là viết ra điều mình nghĩ, triển khai các ý tưởng một cách rõ ràng. Khi viết ra người ta mới nhận thấy những chỗ mình còn chưa logic, chưa hợp lí và có thể sửa đổi được.

Viết ra không những có ích cho tư duy, mà tài liệu viết ra còn có ích cho người khác học tập, hơn nữa, chúng còn có ích cho việc theo dõi và thực hiện công việc hàng ngày. Điều đó có nghĩa là chúng ta bắt đầu biết tách bạch giữa nội dung công việc và nội dung thông tin phản ánh công việc. Thường trong mọi hoạt động con người bao giờ cũng có đan xen, xoắn xuýt điều chúng ta làm bằng kĩ năng riêng và cách tổ chức các công việc liên hoàn lại để hoàn thành công việc lớn.

Do đó viết ra tài liệu thực chất chúng ta phải làm 2 loại tài liệu khác biệt: tài liệu chuyên môn và tài liệu quản lí. Ai cũng rõ tài liệu chuyên môn là gì, nhưng ít người tách bạch được tài liệu quản lí từ tài liệu chuyên môn. Tài liệu quản lí là tài liệu chỉ ra kế hoạch thực hiện, tài liệu theo dõi quá trình thực hiện và tài liệu báo cáo tổng kết công việc. Tài liệu chuyên môn chỉ nói cách làm ra sản phẩm cụ thể, không nói tới việc phối hợp nhiều người làm ra sản phẩm.

Như vậy chúng ta phải chuyển dần từ thông tin nói sang thông tin viết và phải luyện thành thói quen viết ra thông tin quản lí và thông tin chuyên môn trước khi làm bất kì điều gì. Đó cũng là yêu cầu của thời đại tri thức ngày nay.

——-END——–

Advertisements

1 Phản hồi

  1. rua_0611

    Bài viết khá bổ ích, cảm ơn bạn nhiều nhé.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: