Kỹ năng sử dụng điện thoại hiệu quả

TTO – Từ ngữ lịch sự, phát âm chuẩn, nói ngắn gọn và súc tích… là những điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại để trao đổi công việc

Sử dụng từ ngữ lịch sự và phát âm chuẩn: Bạn nên thường xuyên sử dụng những từ như: Xin vui lòng, Cảm ơn… Chúng làm cuộc nói chuyện trở nên thân mật và lịch sự hơn, đồng thời giúp bạn chiếm được cảm tình của người bên kia đầu dây. Ngoài ra, tuyệt đối không được la hét hoặc to tiếng.

Thành thật: Sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói gượng gạo sẽ không gây được thiện cảm với người nghe. Do đó cần cho người nghe thấy rằng bạn quan tâm thật sự, đang cố gắng làm tốt công việc và giúp họ giải quyết vấn đề.

Chuyên nghiệp và xử lý khéo léo: Không dùng những từ ngữ chống đối hoặc phán quyết, không được xúc phạm hay cản trở công việc của người khác.

Không ra lệnh: Hãy hỏi một cách lịch sự chứ đừng nói như ra lệnh. Ví dụ, bạn không được nói: “Hãy nối máy cho tôi với ông A, tôi cần nói chuyện với ông ấy ngay bây giờ”, thay vào đó là: “Xin cho hỏi ông A có trong văn phòng không ạ? Tôi có chuyện gấp muốn nói với ông ấy”.

Luôn nhận thức rằng bạn là hình ảnh đại diện cho công ty: Nếu là một nhân viên mới, bạn nên đọc kỹ tiểu sử, nhiệm vụ, giá trị, chính sách… của công ty để có thể luôn luôn phản ánh đúng hình ảnh của công ty.

Tập trung: Hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói và đưa ra những giải thích phù hợp, tránh vừa nói chuyện điện thoại vừa gõ bàn phím hoặc làm việc khác.

Ngắt lời đúng lúc: Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không cho bạn một khoảng trống nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ dừng lại và tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.

Nói ngắn gọn và súc tích: Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn, súc tích; tránh nói dài dòng ra ngoài vấn đề hoặc nói mơ hồ, không rõ ràng dễ gây hiểu lầm cho người nghe.

VŨ HUYỀN (Theo Ezine)

————————————

Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty.

Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây:

– Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.

– Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.

– Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …

– Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.

– Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.

– Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.

– Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.

– Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.

– Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc!

Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói:

Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.

Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng.

Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.

Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.

Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con kê”, kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy.

Theo Interpersonal Skill

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: