Bạn có biết cách giao tiếp qua điện thoại

Xã hội ngày càng phát triển, việc sử dụng các thiết bị công nghệ để liên lạc với nhau là một việc làm hiển nhiên. Có thể nói, điện thoại có thể được xem như một công cụ làm việc hiệu quả. Nếu như bạn không biết cách giao tiếp qua điện thoại, thì công cụ này sẽ ngốn khá nhiều thời gian của bạn.


A. Cách giao tiếp điện thoại khi nhận cuộc gọi đến.

1. Nhấc máy sau ba hồi chuông:
Khoảng thời gian sau ba hồi chuông đủ giúp chúng ta chỉnh trang y phục, dừng công việc hiện tại, chỉnh trang y phục, tư thế sẵn sàng để nghe điện thoại

2. Xưng hô trong giao tiếp qua điện thoại:
Việc làm đầu tiên khi nhận được cuộc gọi đến đó là lời chào hỏi tự xưng danh cá nhân, hoặc cơ quan. Đại loại như “alo, ABC nghe đây” xưng danh cá nhân nhằm khẳng định danh tính của người nghe, khẳng định đúng nơi cần gọi, đảm bảo không làm lãng phí thời gian của cả hai.

3. Nên học cách mỉm cười khi giao tiếp qua điện thoại:
Nụ cười cũng đưa chuyển qua điện thoại đến người nghe đấy, có khá nhiều kiểu cười, như cười sảng khoái, cười khúc khích, cười khi dễ. Nhưng khi giao tiếp qua điện thoại bạn chỉ cần mỉm cười thôi là đủ, mỉm cười trong giao tiếp qua điện thoại phần nào sẽ giúp cả hai có cảm giác gần gũi, thân hiện, và dễ dàng đi vào vấn đề chính nhanh hơn. Hãy nhớ, luôn mỉm cười khi nghe điện thoại nhé.

4. Chuyện gì sẽ xảy ra khi bạn vừa nhai vừa giao tiếp qua điện thoại:
Đó là một việc làm hết sức không được tế nhị, thể hiện sự nhếch nhác, thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng người nghe. Thử tượng tượng khi bạn đang nói chuyện với em trai, mà em trai bạn thì cứ tập trung ăn, rồi lâu lâu thì ậm ờ trả lời câu hỏi của bạn với đầy thức ăn trong miệng, điều đó làm bạn khó chịu đúng không. Vì vậy, bạn đừng nên nghe điện thoại trong lúc mình đang ăn hoặc đang nhai thức ăn trong miệng nhé.

5. Cần đảm bảo thực hiện đúng những gì đã hứa:
Vì một lý do gì đó bạn bắt đối phương phải đợi thì bạn nên có lời đề nghị với họ. Nếu thời gian đợi quá lâu ,cách tốt nhất bạn nên xin số điện thoại của đối phương sau đó thì gọi lại đúng như lời bạn đã hứa. Ngoài ra cuối buổi nói chuyện, bạn nên xác định lại những vấn đề quan trọng nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, tiếp theo là thực hiện như những mà bạn đã cam kết

6. Diễn đạt ngôn ngữ khi giao tiếp qua điện thoại.
Bạn nên nói chuyện một cách ngắn gọn, nhẹ nhàng, rõ ràng. Nói chuyện với đối phương một cách tích cực cũng thể hiện phần nào tâm thái sẵn sàng giúp đỡ. Tuyệt đối không được im lặng suốt thời gian nhận cuộc gọi đến, vì điều đó làm cho người gọi có cảm giác họ đang độc thoại một mình, trong những trường hơp như thế bạn nên dùng những từ diễn tả như “uh, à, rồi sao nữa” để thể hiện sự lắng nghe của bạn.

B. Cách giao tiếp điện thoại khi gọi đi

1. Xác định rõ vấn đề cần trao đổi:
Nên liệt kê những vấn đề bạn thắc mắc, những vấn đề bạn cần giải quyết ra giấy. Việc làm này sẽ giúp bạn đi vào thẳng vấn đề cần trao đổi đối với đối phương, nhằm hạn chế sự lang mang hay đi quá sâu vào các vấn đề cá nhân mà quên mất vấn đề chính đang cần được giải quyết, cũng là cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí.

2. Chọn thời điểm thích hợp:
Bạn không thể gọi cho đối phương vào lúc 12h đêm với hi vọng đối phương sẽ bắt máy và giải đáp thắc mắc của bạn, đó là một việc làm thật tệ. Việc chọn thời gian thích hợp khi bạn quyết định giải quyết công việc bằng cách giao tiếp qua điện thoại cũng rất quan trọng, nếu bạn gọi đi vào thời gian phù hợp thì tỉ lệ bắt máy sẽ khá cao. Bạn không nên gọi vào những khoảng thời gian như: “trước giờ đi làm, sau giờ đi làm, giờ có phim hay một trận bóng đá hay, giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa ….”

3. Sự chủ động khi giao tiếp qua điện thoại:
Thật khó chịu khi nhận được một cuộc gọi từ số máy lạ, sau đó lại phải hỏi những câu hỏi như “xin lỗi ai vậy ạ”, “hình như anh/chị gọi nhầm số”, “anh/chị cần gặp ai”. Điều đó làm cho người nghe có cảm giác như mình đang bị quấy phá, vì vậy khi này tâm lý người nghe sẽ càng đề phòng, cố gắng cúp máy càng nhanh càng tốt. Chính vì thế khi giao tiếp qua điện thoại, bạn nên giới thiệu danh tính của bạn, đến từ đâu, nêu rõ lí do vì sao gọi điện. Bạn nên điều chỉnh tốc độ nói của mình, không nên nói quá nhanh, hay là nói quá nhỏ, hoặc thậm chí nói như gào thét vào tai người nghe nhé.

Không quá khó để trở thành một chuyên gia trong giao tiếp điện thoại đúng không nè

vnuni.net (tham khảo internet)

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: